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Lo que las PYMES deben saber sobre facturación electrónica

Facturacion Electronica

El pasado martes 13 de febrero asistimos a una charla sobre facturación electrónica en la Cámara de Comercio de Buga a cargo de la DIAN y pudimos aclarar varias dudas que teníamos sobre este tema que preocupa y mucho a las PYMES. Claro, el primero de enero de 2019 es la fecha límite en la que las empresas de Colombia deben implementar este cambio tan importante en sus sistemas y si bien la facturación electrónica tiene muchísimas ventajas, las micro y pequeñas empresas muchas veces no están preparadas tecnológicamente para afrontar cambios de esta magnitud.

El objetivo de este artículo es poner al tanto a las PYMES sobre qué alternativas tienen a la hora de llevar a cabo este importante avance sin dejar de cumplir sus obligaciones fiscales y evitar en el futuro dolores de cabeza a los propietarios y administradores.

 

¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Primero aclaremos este punto. Hasta la fecha hay dos tipos de personas que deben facturar eléctronicamente o están en proceso de hacerlo:

  • Personas naturales o jurídicas con obligación de facturar ya sea porque fueron seleccionados por la DIAN para hacerlo o porque decidieron voluntariamente implementar este tipo de facturación.
  • Personas naturales no obligadas a facturar, que optaron voluntariamente por hacerlo.

Sin embargo, a partir del primero de enero de 2019 todas las empresas que pagan IVA deberán expedir facturas electrónicas.

 

¿Qué alternativas tiene una empresa para generar facturas electrónicas?

Facturacion Electronica

Hay tres alternativas de implementar la facturación electrónica:

1 - Expedir la factura electrónica desde su propio sistema: es la forma ideal de hacerlo ya que modificando su software les permitirá seguir operando normalmente y no deberán hacer procesos extras para complementar su control de stock, reportes, y demás módulos que la empresa necesita para su funcionamiento. Tiene la desventaja de que requiere mucho trabajo de desarrollo y los ingenieros deben aprender a la perfección XML, UBL (habilidad no muy común en los profesionales del país) y firmas electrónicas. Además, quedan menos de 11 meses para que la empresa desarrolle el software y el mismo pase todas las pruebas de la DIAN. Es un trabajo contrareloj.

2 - Contratar un proveedor tecnológico: un proveedor tecnológico es una firma de software aprobada por la DIAN que puede realizar facturación electrónica desde sus sistemas y ponerlo a disposición de las empresas. La DIAN pone a disposición el listado de proveedores tecnológicos para que las PYMES contacten y elijan la más conveniente. Tiene la ventaja de que la empresa se evita el desarrollo de su propio sistema, pero seguramente pagará mucho más por la contratación con el proveedor.

3 - Utilizar el software gratuito de la DIAN: para las micro y pequeñas empresas, la DIAN pone a disposición un software gratuito para que las empresas puedan emitir las facturas electrónicas. Según el funcionario de la DIAN que dio la charla, el sistema está casi listo y pronto se dará a conocer, aunque aclaró que será un sistema muy básico. Será de mucha utilidad a PYMES que realicen pocas transacciones por día, pero dificultará las operaciones a las compañías que emitan muchas facturas diariamente.

 

Conclusión

Se acerca la fecha límite y las PYMES deben estar preparadas. Si deciden realizar su propio sistema de facturación electrónica, es imperante que empiecen ya mismo ya que es un proceso que lleva mucho tiempo. Por otro lado, las empresas que estén en condiciones de invertir mucho dinero pueden contratar los servicios de un proveedor tecnológico, al menos un tiempo hasta que puedan desarrollar su propio sistema. Pero la gran mayoría de PYMES, quienes no cuentan con los conocimientos tecnológico o el músculo económico para llevar a cabo una de las dos primeras alternativas, siempre podrán utilizar el sistema gratuito de la DIAN para cumplir con sus compromisos fiscales.

Para tener más información le recomendamos visitar el micrositio de la DIAN dedicado a la facturación electrónica.

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